Allmänt kring anmälan och tävling för arrangörer Help

Här kan du som arrangör få hjälp med svar på vanliga frågeformuleringar kring anmälningar i TDB.
Klicka på bilderna för att förstora dom.

1

Man börjar med att skapa en tävlingsansökan.´
Detta gör du via Tävlingar - Ny tävlingsansökan under klubbmenyn.

2

Här anger man kort lite uppgifter om den önskade tävlingen.
Uppgifter om viktiga datum såsom sista ansökningsdatum för tävling etc hittar du här.

Namn på tävlingen ska man enbart ange om det är något speciellt, t ex som Påskhoppet / Midsommarhoppet / Dressyr SM 2013 etc.
Annars lämna detta fältet tomt då systemet själv skapar upp ett generellt namn för tävlingen baserat på angiven gren, status och om det är häst eller ponny.

1

När man skapat sin ansökan så behandlar SvRF den och antingen godkänner eller avslår.
Så fort din ansökan blivit antagen så kan du gå vidare med att skapa upp tävlingens proposition.

Meeting_name

Generellt

Det första steget i proppen är att ange generell information.

Precis som för ansökan så ska namn enbart anges vid speciella undantag, t ex om tävlingen ska heta Påskhoppet / Midsommarhoppet / Dressyr SM 2013 etc.
Tävlingsdagar och status är redan förpopulerat genom vad man angivit i sin ansökan.

Meeting_limit

Begränsning
Under Anmälningstider kan man välja om man önskar att maximera antal starter för tävlingen.
Detta kan vara antingen per dag eller per klass.
Om man inte väljer att begränsa antal starter så öppnar tävlingen för anmälan direkt efter proppen blivit godkänd.
Om man däremot väljer att begränsa så öppnar tävlingen istället för anmälan en månad före sista datum för ordinarie anmälan.

Late_entry_alert

Efteranmälan
Efteranmälan är enbart tillåtet via TDB.
Dvs numera får man inte lov att ta emot efteranmälan utanför TDB om det inte gäller komplettering av en redan befintlig anmälan.

Meeting_late_entry

Man kan välja mellan två alternativ när det kommer till datum för efteranmälan:

  • Tisdagen två veckor före tävlingsveckan
    Ordinarie anmälan måste göras senast tisdag kl. 18.00 två veckor före tävlingsveckan. Vid tävling som börjar annan dag än fredag, lördag eller söndag gäller anmälningsdagen angiven i propositionen.
  • Tisdagen veckan före tävlingsveckan
    Ordinarie anmälan måste göras senast tisdag kl. 18.00 veckan före tävlingsveckan. Vid tävling som börjar annan dag än fredag, lördag eller söndag gäller anmälningsdagen angiven i propositionen.
Meeting_entry_stop

Anmälningsstopp
Det finns tre alternativ för anmälningsstopp:

  • Kl 18.00 dagen innan tävlingen börjar
    Detta innebär att ingen efteranmälan kan tas emot efter detta.
  • Kl 18.00 sista tävlingsdagen
    Detta innebär att efteranmälan är öppen via TDB under hela tävlingens gång.
  • Valfri tidpunkt
    Används vid tillfällen då man av olika skäl önskar stänga tävlingen för efteranmälan tidigare.
Reservation
Max_reservation_text
Enter_reservation

Reservation av antal starter
Reservation av antal starter kan man välja att använda om man har en eller flera klasser/listor där man har begränsning på antal starter.

Följande alternativ finns att välja på (bild 1):

  • Ingen
    Inga platser reserveras.

  • 10% till hemmaryttare
    10% av maxantalet för klassen reserveras till klubbens ( eller ev. medarrangörens ) egna ryttare.

  • 10% fritt val
    10% av maxantalet för klassen reserveras till ryttare som arrangören själv väljer ut.

Om du anger 10% till hemmaryttare eller fritt val så när du inne på klassens inställningar ska ange maxantal starter (bild 2) så kommer det reserveras 10% utifrån den siffran.
T ex önskar du totalt 75 starter i klassen/listan så kommer 7 st att reserveras. Dvs klassen kommer då enbart att vara öppen för 68 "vanliga" anmälningar. Resterande anmälningar blir reserver.

Arrangören kan då sedan gå in på en reservs anmälan och klicka på den svarta lilla bocken bredvid klassen för att ta med ekipaget i klassen (bild 3).

OBS! Om man anger 10% för hemmaryttare så kommer arrangören enbart att kunna ta med dessa, inte vem som helst.

Split_options

Delning ( Enbart hoppning )
Vid fler än 100 startande skall klassen delas enligt något av följande alternativ:

  • Delning före start
    Klassen delas rakt av på hälften, i två olika klasser.
    Klasserna rids sedan som två separata klasser med efterföljande prisutdelningar.
    Justering av priser/premier får ej förekomma.

  • Delning efter start
    Klassen rids som en enda klass och delas efter att alla har startat. Prisutdelning i två klasser.
    Bästa resultat blir 1:a i första klassen, 2:a bästa resultat blir 1:a i andra klassen osv.
    Justering av priser/premier får ej förekomma.

Tänk på att alternativet för delning ej får ändras när propositionen väl är godkänd!

Meeting_economy

Ekonomi
Under ekonomi kan du bestämma om ni önskar ta betalt via TDB eller på tävlingsplatsen.
Det kostar ingenting för klubbar att låta betalningen gå via TDB.


Om betalning går via TDB kan man välja om man önskar att betalning ska ske i samband med anmälan.
Detta ska man helst tänka sig för en extra gång innan man väljer.
Det kan bara bra vid de tillfällen då det är mycket stort tryck på tävlingar och man önskar minimera anmälningar som ryttare sedan återtar i sista sekund.

Med detta alternativet så kommer betalning att ske samma kväll som anmälan skapats kl 23 och anmälan kommer inte att kunna ångras. Dvs anmälaren är betalningsskyldig om denna avanmäler sig efter man anmält.


Under Ekonomi kan man även ange om man vill ge rabatt till klubbens medlemmar.
Om man väljer klubbrabatt ska man inte glömma att koppla på funktionen inne på respektive klass inställningar, dvs den klass eller de klasser som ska ingå i klubbrabatten.
Klubbrabatt ska anges i procent.

På liknande sätt kan här lägga upp en meetingavgift som man också kopplar klasser till.

Meeting_sponsors
Sponsorloggor

För att få med en sponsorloggor i proppen så kan man ange länkadressen till en bild på internet. För att göra detta högerklicka på en bild på internet och välj Kopiera länkadress ( Copy Image Url ) och sedan klistrar man in i fältet för sponsorloggor. Man kan lägga till flera.



All den information man anger under Generellt använder systemet till att sammanställa propositionens textstycke enligt en och samma mall, dvs den ser ut likadant för alla tävlingar.

3

Klasser


När man angett generella uppgifter är det dags att lägga till tävlingens klasser.

Detta gör man genom att spara sidan under fliken Generellt och sedan gå vidare till fliken Klasser. Här väljer man Ny klass längst ner på sidan.

4

Klasser


Precis som för tävlingen ska man endast ange namn på klassen om den heter något speciellt. Som standard döper systemet den efter bedömningen.

Det är viktigt att om man önskar maximera klassen att man då dubbelkollar så att "Maximering av antal starter" är angivet under de generella uppgifterna för hela proppen.
Annars så fungerar det inte trots att du anger antal på själva klassen. Man måste alltså "koppla" klassen till tävlingens inställningar för maximering.

Hur själva maximeringsfunktionen och reserver fungerar kan du läsa lite längre ner på sidan.

Samma sak gäller för klubbrabatt och meetingavgifter.
Om man anger klubbrabatt för en klass så dubbelkolla så att du aktiverat det även på tävlingens generella inställningar.

Om man lagt till en meetingavgift för tävlingen så är det inne på specifik klass som man "kopplar" ihop den med denna avgift.

En annan viktig sak är att ange premier separerade med kommatecken.

5

Listor


När du lagt till alla klasser för tävlingen så kan du gå vidare till att lägga till eventuella listor för uppstallning, spånbalar, el etc.

Här anges många liknande uppgifter som för en klass.
Däremot så kan man för en lista själv bestämma likviddatum, dvs dagen då pengarna dras från anmälarens konto.

6

Förhandsgranskning


När du känner att propositionen börjar bli färdig så gå till fliken Förhansgranska och kontrollera så att allt ser korrekt ut.
Skicka sedan in den för granskning.

7

SvRF behandlar sedan propositionen och kontaktar er om något är oklart eller ser knasigt ut.
Dom kan antingen godkänna eller neka propositionen.

Team_competition

Undvik vanliga misstag genom att läsa igenom detta för bästa hantering av laganmälan via Tävlingsdatabasen.

Skapa lagklassen som vanligt, lagklassen ska inte vara öppen för anmälan eftersom vi inte vill få in ekipage direkt i klassen. Klassen ska inte heller ha någon anmälningsavgift. De individuella klasser som rids i samband med lagklassen är inte lagklasser! Ge klasserna egna klassnummer, inte 1A, 1B osv. Det leder bara till missförstånd.

Skapa en lista som heter Laganmälan. Lägg till anmälningsavgiften där. Lagledaren för varje lag gör en anmälan per deltagande lag, alltså inte en per lagdeltagare. På så sätt får ni in dessa avgifter.

Lagdeltagare anmäler sig till eventuella för- och kringklasser. Om lagdeltagaren inte kommer delta i en sådan, så ska istället anmälan göras till listan 987 för sena ändringar ryttarbyte/hästbyte eftersom TDB då kontrollerar att ekipaget har giltig licens och får lov att tävla. Om klubben står för lagdeltagarnas individuella avgifter löser man detta genom att betala in till resp. ryttares TDB-konto.

När anmälningarna sedan laddas ner till ert tävlingssystem skapar ni upp ett lag för varje anmälan ni har i listan med laganmälan.

Ni skriver ut lagblankett som då listar ekipage som kommer från samma klubb som laget är kopplat till. Läs i dokumentationen för ert tävlingssystem hur detta går till.

Vaccination_card_verification_menu

Vaccinationskontroll hjälper dig dels att skapa en lista med hästar som ska kontrolleras på er tävling. Det är 5% av alla hästar, och alla hästar som inte har en fullständigt vaccinationskort.

Vaccinationskort räknas som ofullständigt om det är satt som av veterinär verifierad grundvaccination och det saknar efterföljande vaccinationer.

Tack vare att Tävlingsdatabasen tar fram den här listan, blir urvalet bättre, hästar som inte varit kontrollerade på länge kommer hamna på listan, medan hästar som nyss varit kontrollerade inte gör det.

Det är användare med arrangörsbehörighet för tävlingen som har tillgång till den här funktionen, men kontroll ska alltid ske i samråd med överdomaren.

För att aktivera den här funktionen gå till tävlingen, i menyn Administration välj Vaccinationskontroll.

Vaccination_card_verification_create

Finns det ingen lista tidigare, så kommer valet att skapa den. Detta ska inte göras förrän dagen innan tävlingen börjar

Vaccination_card_verifications

När du klickar på knappen Skapa lista för vaccinationskontroll räknar Tävlingsdatabasen ut vilka hästar som ska kontrolleras.

Den här listan följer också med till ert tävlingssystem och ska publiceras. Detta blir också en del av anmälan i TDB, med andra ord, tydligt redan i TDB att vaccinationen kommer att kontrolleras för utvalda hästar.

Efteranmälda hästar hamnar inte automatiskt på den här listan, lägg till dessa hästar själv, genom att välja hästen högst upp och knappen Lägg till.

Klicka på hästen i listan för att komma till Vaccinationskortet, detta behövs för att kunna jämföra uppgifterna.

Obehandlad Hästen har inte kontrollerats

Godkänd Hästen har kontrollerats och vaccinationen är godkänd och uppgifterna stämmer med vad som är inlagt i Tävlingsdatabasen.

Felaktig Hästen har kontrollerats och vaccinationen stämmer inte. Hästen får inte lov att starta.

Startar ej Hästen kommer inte starta på tävlingen.

Vaccination_card_verifications_actions

Det går bra att ångra, men bara så länge tävlingen pågår. När tävlingen är avslutad går det inte längre att göra något på den här listan.

Tänk på att i ert tävlingssystem kommer aldrig status på en häst i listan för vaccinationskontroll vara något annat än anmäld, oavsett hur anmälan ser ut i Tävlingsdatabasen.

Clone_proposition

Om man ofta arrangerar återkommande tävlingar så kan man nu som arrangör spara massor av tid genom att klona en äldre proposition.
Numera när man följer länken för att skapa upp en proposition så finns alternativen att skapa upp en helt ny eller att välja en äldre tävling att klona.
Justeringar kan självklart göras ändå för en klonad propp.

Reserve_list

Numera hanterar TDB automatiskt reservlistor.
Man skall alltså inte längre lägga upp listor eller extra klasser som man döper till t ex Reservlista/Kölista etc.

Det fungerar som så att när klassen eller tävlingen uppfyllt det antal starter man satt som begränsning i proppen så markeras klassen med en röd text "Full".
Ryttare kan fortfarande anmäla till klassen men dom informeras om att dom kommer att hamna på reservlistan.

OBS! Ända fram till 18.00 dagen innan tävlingens start så plockas reserver automatiskt in om någon återtar/avanmäler sig.

Om betaldagen passerat när en reserv kommer med som ordinarie så dras deras betalning samma kväll kl 23.00.
Om betaldagen inte passerat så dras deras betalning samma dag som för resten av ryttarna.

View_reserves

Under tävlingens översikt finns det bredvid varje klass en kolumn för Anmälda och Reserver.
Klicka på siffran under Reserver för att enbart lista alla som anmält dig som reserver till klassen.

Denna listan sortarar automatiskt på tidslaget för anmälan.

Export_results

Om ni använder Equipe som tävlingsprogram exporterar ni resultaten enkelt direkt från programmet. Ni går då till Arkiv - Exportera - Resultat SvRF

Om ni inte använder Equipe som tävlingsprogram så mailar ni resultatfilen (som XML) till kansliet@ridsport.se.
Hanteringen av dessa manuellt inskickade filer tar längre tid att granska och publicera.

Note_icon_manual

När ni väl skickat in propositionen för granskning så kan ni inte göra några ändringar själv.
För enklare ändringar såsom funktionärsuppgifter, tävlingsnamn, ökning av efteranmälningstid, ökning av max antal starter etc kan ni vända er till vår mailsupport. Genväg till denna hittar ni under Hjälp - Support.

För andra ändringar kontakta ert distrikt (om tävlingen har upp t om regional status) eller förbundet (om tävlingen har nationell eller högre status).

Info_icon_sketched

Ringer det ryttare/anmälare och säger att deras anmälan blivit avanmäld utan att dom själva gjort det?

Allra troligast beror detta på att de anmält sig till fler tävlingar än vad de har löst endagslicenser för.
På tävlingens betaldag kontrollerar systemet att ryttaren har en giltig licens och om han/hon inte har det så återtas deras anmälan automatiskt.

Och ibland så är det den mänskliga faktorn som spelar in då anmälaren av misstag råkat återta sin anmälan.

Entry_changes

Vill ni hjälpa anmälaren med att göra klass- eller hästbyte?
Eller kanske lägga till fler klasser till anmälan?

Fram tills dess att betaldagen passerat kan anmälaren även själv göra dessa ändringar.
Detta gör dom genom att klicka på den lilla pennikonen bredvid anmälan.

Väl inne på deras anmälningsöversikt så kan dom välja mellan klassbyte, hästbyte, komplettera eller att skriva ett meddelande till arrangören uppe i den blå menyn.
Ryttarbyte kan aldrig göras i TDB.

Efter betaldagen kan inga sådana här ändringar göras i TDB utan det får man ordna manuellt i sitt tävlingsprogram.

Meeting_cancelled_diarado

Om ni av någon anledning behöver ställa in er tävling så ska ni alltid kontakta ert distrikt (om tävlingen har upp t om regional status) eller förbundet (om tävlingen har nationell eller högre status).
Dom hjälper er med detta.

Tänk på att alltid försöka ställa in tävlingen innan betaldagen om det är möjligt. Detta för att spara en massa extra arbete för er.

Måste ni trots allt ställa in tävlingen efter betaldagen passerat så måste ni återbetala alla anmälare (Obs! Inte alltid ryttaren) sina pengar inkl servicavgiften på 10 kr.
Kontakta därefter förbundet för att få tillbaka serviceavgifterna.

Organizer_message

Önskar ni meddela ryttarna något särkilt eller kanske enbart hälsa välkomna?

Gå till tävlingen och i tävlingsmenyn väljer ni Administration - Ryttarmeddelande

Ryttarmeddelande visas sedan publikt i en blå ruta under tävlingens översikt och vid anmälan.

Foreign_officials

Har ni utländska funktionärer på er tävling?

I proppen, under sektionen Funktionärer, finns möjlighet att lägga till utländska funktionärer.
För dessa krävs inte att dom har ett TDB konto utan man anger enbart deras namn, epost och mobilnummer.